Eva, účetní s mnohaletou praxí, se ve své kanceláři potýkala s měsíčním objemem kolem 300 faktur. Až donedávna znamenalo zpracování každé z nich značnou časovou investici do ručního přepisu dat. Tento tradiční přístup, byť léta ověřený, s sebou nesl řadu výzev, které ovlivňovaly efektivitu celé kanceláře.
Osm hodin týdně stojí jen přepisování
Představte si situaci, kdy doklady přicházejí ze všech stran – některé v papírové podobě, jiné e-mailem jako PDF přílohy a další třeba jako fotografie z mobilního telefonu. Pro Evu to znamenalo neustálé přepínání mezi různými zdroji a ruční přepisování všech relevantních informací do účetního systému. Tento proces byl nejen zdlouhavý, ale i náchylný k chybám.
Každý týden strávila Eva průměrně osm hodin pouhým přepisováním dat z faktur. K tomu se přidávalo schvalování, které probíhalo často neorganizovaně e-mailem, což komplikovalo sledování stavu jednotlivých dokladů. Doklady z mobilu, přepis do systému, schvalování e-mailem – to vše vytvářelo tři oddělené schránky namísto jedné efektivní platformy.
Chyby v částkách a hledání dokladů
Důsledky takového manuálního zpracování byly zřejmé. Opakovaně docházelo k chybám v částkách, datumech nebo číslech bankovních účtů, což vyžadovalo dodatečné kontroly a opravy. Hledání konkrétních dokladů v záplavě papírů a e-mailů se stávalo časově náročnou detektivní prací, která odváděla pozornost od důležitějších úkolů.
Celý jeden pracovní den v týdnu, tedy plných osm hodin, se tak proměnil v koloběh přepisování, hledání a schvalování. Namísto strategického poradenství klientům nebo optimalizace účetních procesů, se Eva a její tým soustředili na administrativní úkony. Prohlédněte si, jak digitalizace účetnictví může tyto problémy eliminovat a přinést vaší firmě efektivitu.
Fakturu vytěžíme do dat. Vy ji jen schválíte.
Řešením pro Evu se stala platforma Datarios. Namísto ručního přepisu nyní stačí fakturu nahrát do systému, ať už jde o PDF, sken nebo fotografii z mobilu. Datarios automaticky vytěží všechna klíčová data s vysokou přesností, a to i u zahraničních faktur, které často obsahují specifické formáty a jazyky. Tím se eliminuje riziko chyb z manuálního zadávání.
Jakmile jsou data vytěžena, systém je připraven k rychlému schválení. Eva nebo její klienti mohou faktury schvalovat odkudkoliv, přímo z mobilního telefonu. Celý proces je tak zjednodušen a zrychlen. Podívejte se, jak proces digitalizace faktur v Datarios funguje krok za krokem a jaké výhody vám přinese.
Stejných 300 faktur. Nula ručního přepisu.
Díky implementaci Datarios se Evina kancelář transformovala. Dnes zpracuje stejný objem 300 faktur měsíčně, ale bez jediného ručního přepisu. Čas, který dříve trávila přepisováním a hledáním, se nyní uvolnil pro hodnotnější činnosti.
Hodiny týdně, které dříve mizely v administrativě, jsou nyní zpět a mohou být věnovány klientům, jejich poradenství a rozvoji kanceláře. Eva se může soustředit na to, co umí nejlépe, a ne na rutinní práci s klávesnicí. To přináší nejen úsporu času, ale i zvýšení spokojenosti klientů a celkové efektivity.
Chcete se dozvědět více o tom, jak můžete i vy ušetřit čas a eliminovat ruční přepis faktur? Registrujte se zdarma na náš webinář Digitální kafe a vyzkoušejte první krok bez rizika. Domluvit nezávaznou schůzku